Sachbearbeitung (m/w/d) für das Backoffice im Programm "Germany Close Up"

Sachbearbeitung (m/w/d) für das Backoffice im Programm "Germany Close Up"

Der Deutsche Akademische Austauschdienst e.V. (DAAD) ist die weltweit größte Förderorganisation für die grenzüberschreitende wissenschaftliche Zusammenarbeit und den internationalen Austausch von Studierenden sowie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern. Seine Mitglieder sind die deutschen Hochschulen und ihre Studierendenschaften. Die Präsenz seiner weltweiten Auslandsbüros ist die Basis seiner internationalen Expertise. Der DAAD fördert transnationale Kooperationen und Partnerschaften zwischen Hochschulen, stärkt die Germanistik und die deutsche Sprache im Ausland und ist die Nationale Agentur für die europäische Hochschulzusammenarbeit. Er unterstützt mit seiner Arbeit die Ziele der Auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik, der nationalen Wissenschaftspolitik und der Entwicklungszusammenarbeit.

Wir arbeiten zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015 und überzeugen durch Leistung und Qualität. Unser Handeln orientiert sich dabei an den nachhaltigen Entwicklungszielen der Vereinten Nationen.

 

Werden auch Sie Teil unseres starken Teams. Zu besetzen ist die Position:
 

Sachbearbeitung (m/w/d) für das Backoffice im Programm "Germany Close Up"


Organisationseinheit: A00 - Büro Berlin 
Standort: Berlin 
TVöD-Entgeltgruppe: EG 9a 
Voraussichtliches Besetzungsdatum: baldmöglichst 
Befristung: zunächst auf bis zu 2 Jahre (anschließende Verlängerung bis 31.12.2026 ist geplant) - Projektmittel
Arbeitszeit: 19,5 Stunden pro Woche
Bewerbungsschluss: 29.01.2023
Stellencode: A0EG9a-2

 

Das Programm „Germany Close Up“ bringt jedes Jahr ca. 230 jüdisch-nordamerikanische Student*innen und junge Berufstätige im Alter zwischen 18 und 39 auf 8-10-tägige Studienreisen nach Deutschland. Das Programm zielt darauf ab, den Teilnehmenden die Möglichkeit zu bieten, das heutige Deutschland aus erster Hand kennen zu lernen. Die Programminhalte werden durch Museen- und Gedenkstättenbesuche, Gespräche und Diskussion mit Politiker*innen, Journalist*innen, Vertreter*innen von NGOs und der jüdischen Gemeinde sowie Treffen mit gleichaltrigen jungen Deutschen vermittelt. "Germany Close Up“ wird aus Mitteln des European Recovery Programs (ERP) vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz finanziert.

 

Sie übernehmen schwerpunktmäßig folgende Aufgaben:

  • Im Rahmen der Mittelbewirtschaftung für das Programm sind Sie für die Rechnungsprüfung, Erstellung von Mittelanforderungen, Bearbeitung von Vereinnahmungen sowie Überwachung des Mittelabflusses zuständig.
  • Sie bearbeiten die Vergabeverfahren für einzelne Dienstleistungen, indem Sie Angebote einholen, prüfen und bewerten. Dazu erstellen Sie Preisspiegel und Beschaffungsvermerke und führen Vergabeakten. Für Dienstleistungen von Referentinnen und Referenten erstellen Sie entsprechende Dienstverträge.
  • Des Weiteren unterstützen Sie bei der Erstellung der Sachberichtige und Verwendungsnachweise.
  • Im Zuge der Öffentlichkeitsarbeit für das Programm erstellen Sie Informationsmaterialien (z.B. Programmhefte) oder stellen Informationen in digitaler Form (Pflege der Homepage) bereit.
  • Ein weiterer Bestandteil Ihrer Aufgaben ist die organisatorische und administrative Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Beiratstreffen.

 

Dafür bringen Sie fachlich und persönlich mit:

  • Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (kaufmännisch oder verwaltungsbezogen)
  • Gute Kenntnisse der öffentlichen Verwaltung und der LHO
  • Erfahrung in der Bewirtschaftung und Abrechnung von Projektmitteln
  • Kenntnisse des Zuwendungs-, Vergabe- und Vertragsrechts oder die Bereitschaft, sich zügig darin einzuarbeiten
  • Sicherer Umgang mit MS Office Produkten (Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint) sowie Internet-Anwendungen
  • Englischkenntnisse B1 (Sprachniveau nach dem Europäischen Referenzrahmen)
  • Hohes Maß an Sensibilität und Verantwortungsbewusstsein
  • Kommunikationsgeschick, Organisations- und Teamfähigkeit

 

Darüber hinaus wünschenswert sind:

  • Kenntnisse und Erfahrung im Veranstaltungsmanagement
  • Kenntnisse des Berliner Haushaltsrechts
  • SAP-Kenntnisse, insbesondere FiBu

 

Unser Angebot:

  • Sehr gute Rahmenbedingungen, um Beruf und Familienaufgaben zu vereinbaren, wie zum Beispiel verschiedene Arbeitszeitmodelle, weitreichende Gleitzeitregelungen sowie die Möglichkeit der mobilen Arbeit,
  • Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
  • Vielfältige Angebote der Gesundheitsförderung.

Weitere Informationen finden Sie unter "Karriere im DAAD".

 

Für inhaltliche Vorabfragen zu der ausgeschriebenen Position nehmen Sie gerne Kontakt zu Kathleen Gransow ​​​​​​unter gransow.berlin@daad.de bzw. +49 (30) 202208-35 auf. Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an karriere@daad.de. Entscheiden Sie sich für eine berufliche Zukunft voller Möglichkeiten und Chancen, sich kontinuierlich weiter zu entwickeln.

Die Inklusion von Menschen mit Behinderung entspricht unserem Selbstverständnis und wir begrüßen daher Ihre Bewerbung.