Sie haben Freude an administrativen Aufgaben, wollen über den Tellerrand schauen und interessieren sich für die weite Welt? Dann werden auch Sie Teil unseres starken Teams. Zu besetzen ist eine

Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitungen in der Abteilung "Projekte" des DAAD

Organisationseinheit: P - Projekte 
Standort: DAAD-Zentrale Bonn 
TVöD-Entgeltgruppe: EG 7 
Voraussichtliches Besetzungsdatum: baldmöglichst 
Anstellungsart: Unbefristet 
Arbeitszeit: 39,0 Stunden pro Woche
Bewerbungsschluss: 26.05.2024
Stellencode: P1EG7

Die Projektabteilung des DAAD ist zuständig für die Betreuung aller Projekte des DAAD weltweit, die über Zuwendungsverträge mit deutschen – und in einigen Fällen auch ausländischen – Hochschulen durchgeführt werden. Eine eigene Arbeitseinheit innerhalb der Abteilung ist für die Prüfung aller Verwendungsnachweise zuständig.

Die Abteilung ist in vier Bereiche gegliedert. Einen Schwerpunkt bilden dabei Programme zur Internationalisierung der deutschen Hochschulen. Ein weiterer wichtiger Baustein ist die Förderung von transnationalen Bildungsprogrammen und Partnerschaftsprogrammen; ein dritter Fokus liegt auf der Entwicklungszusammenarbeit. Die Förderung der deutschen Sprache und Kultur sowie Programme mit Forschungsbezug runden das Portfolio ab.

Wenn Sie Erfahrungen im Office-Management mitbringen und service- und kundenorientiert arbeiten möchten, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung als Assistenz der Bereichsleitungen in der Abteilung Projekte des DAAD.

Als Assistenz der drei Bereichsleitungen erwarten Sie folgende Aufgaben:

• Als Assistenz in Vollzeit sind Sie für die Sitzungsvor- und Nachbereitungen unserer Bereichsleitungen und für die Vorbereitung, Organisation und Abrechnung ihrer Dienstreisen zuständig. Dies schließt auch die Sicherstellung der Zuarbeit aus den verschiedenen Arbeitseinheiten zu Terminen und Dienstreisen ein.
• Sie bewältigen mühelos die Büroorganisation, zu der u.a. die Klärung interner und externer Termine, die Kalenderführung, Wiedervorlage, Aktenablage gehören, und stellen im Team mit den anderen Assistenzen einen reibungslosen Ablauf der abteilungsinternen Kommunikation sicher.
• Sie zeichnen sich dadurch aus, dass Sie für die abteilungsinterne Gremienarbeit auch eigenständig Themen projektbezogen aufarbeiten und kurz präsentieren können.
• Es fällt Ihnen leicht, nach Vorgaben oder in Anlehnung an ähnliche, wiederkehrende Vorgänge eigenständig Schriftwechsel in deutscher und englischer Sprache zu führen.
• Sie sind bestens mit den üblichen Office-Anwendungen vertraut und können Präsentationen nach Vorgaben erstellen und bearbeiten, Listen erstellen und pflegen und sind bereit und in der Lage, sich rasch in die IT-Anwendungen des DAAD einzuarbeiten.

Dafür bringen Sie fachlich und persönlich mit:

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (kaufmännisch oder verwaltungsbezogen) oder sonstige gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Erfahrung in der Assistenz
• Sehr gute Kenntnisse der MS Office-Anwendungen
• Bereitschaft, sich rasch Kenntnisse über die wesentlichen DAAD-Programme, deren hauspolitische Bedeutung, die dazugehörigen förderpolitischen Richtlinien und Verfahren sowie über die Organisationsstruktur des Hauses und die Geschäftsordnung anzueignen
• Englischkenntnisse B2 (Sprachniveau nach dem Europäischen Referenzrahmen)
• Ausgesprochene Serviceorientierung, sehr gutes Organisationsgeschick und Belastbarkeit

Darüber hinaus wünschenswert sind:

• Kenntnisse des deutschen Hochschulwesens
• Freude an Teamarbeit, Offenheit für Innovationen

Unser Angebot:

• Tarifvertrag: attraktives Gehalt nach TVöD Bund mit Jahressonderzahlung, 39 Stunden-Woche (bei Vollzeit) und 30 Tage Jahresurlaub (in einer 5-Tage Woche), langfristige Absicherung durch betriebliche Altersvorsorge
• Nachhaltige Mobilität: bezuschusstes Deutschlandticket, gute Verkehrsanbindung, Dienstfahrräder, gute Fahrradinfrastruktur
• Flexibles Arbeiten: verschiedene Arbeitszeitmodelle, weitreichende Gleitzeitregelungen sowie die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten 
• Weiterentwicklung: individuelle Fortbildung für Ihre berufliche Entwicklung
• Gesundheitsförderung: Betriebssport, Sozialberatung, moderne Kantine, Gesundheitstage
• Familienfreundliches Klima: Eltern-Kind-Zimmer, Plätze in der internationalen Kita Bonn
• Zusammenarbeit: Wir bearbeiten unsere Aufgaben in kleinen Teams, die eng zusammenarbeiten und eine offene Kommunikationskultur pflegen.

"Wandel durch Austausch" lautet das Motto des DAAD. Wir leben das, indem wir Studierenden aus Deutschland ein Studium im Ausland und ausländischen Studierenden ein Studium in Deutschland ermöglichen. Wir fördern Kooperationen zwischen deutschen und ausländischen Hochschulen. Daran arbeiten über 1.100 Mitarbeitende in Bonn, Berlin und den DAAD-Büros weltweit.
 
Der DAAD ist eine international agierende Organisation, für die Vielfalt bei den Mitarbeitenden eine Herzensangelegenheit ist. Wir begrüßen daher ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen persönlichen und sprachlichen Hintergründen.
An unseren Standorten in Deutschland (Bonn und Berlin) ist die Verkehrssprache in der Regel Deutsch. Daher bitten wir Sie, Ihre Bewerbung und Ihren Lebenslauf (CV) in deutscher Sprache einzureichen.

Weitere Informationen finden Sie unter "Karriere im DAAD".

Für inhaltliche Vorabfragen zu der ausgeschriebenen Position nehmen Sie gerne Kontakt zu Anke Stahl unter STAHL@DAAD.DE bzw. +49 (228) 882-217 auf. Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an karriere@daad.de. Entscheiden Sie sich für eine berufliche Zukunft voller Möglichkeiten und Chancen, sich kontinuierlich weiter zu entwickeln.